Як успішно провести тендер в умовах карантину?

В умовах, коли всі підприємства та державні установи змушені перевести свою роботу у віддалений режим, виникає все більше питань про те, як можливо в таких умовах провести закупівлі вдало, та які інструменти для дистанційної роботи найбільше в цьому допоможуть?

Чи можна призупинити закупівлі на час карантину? Ні, в системі Prozorro такої кнопки немає. Але ви завжди можете спланувати самі план проведення закупівель і вирішити наскільки вони необхідні вам зараз.

Більшість замовників звикли проводити засідання тендерного комітету оффлайн і спільно приймати рішення щодо проведення тієї чи іншої закупівлі. Сьогодні, все можливо і навіть необхідно робити онлайн.

Наприклад, якщо вам необхідно обговорити тендерну документацію, ви зможете зробити її у Google-Docs, або у інших текстових редакторах. У Google-Docs наявна можливість спільного редагування тексту, додання коментарів, чи пропозицій щодо певних змін.

Як провести розгляд тендерних пропозицій?

Так само, використовуючи електронну пошту, чи інші месенджери, секретар тендерного комітету може повідомити всіх інших членів ТК, що наразі відбувається розгляд пропозиції Учасника і дати посилання на тендер. А кожен член ТК самостійно зможе зайти на карту тендеру і подивитися документи Учасника у системі Prozorro.

Якщо вам потрібно додатково обговорити деталі закупівлі, ви можете створити онлайн зустріч у Гугл-календарі. Крім того, існує безліч інструментів для віддаленої роботи, де наявна можливість проведення відеоконференцій та дзвінків. Серед них:

• Microsoft Teams
• Slack
• Discord
• Zoom
• Skype
• та інші.

Стосовно встановлення та налаштування роботи у цих системах, ви можете зв’язатись з нашими технічними спеціалістами та отримати індивідуальну консультацію.

Як керівнику підписати договір?

Узгодивши умови договору, Учасник може підписати його зі свого боку та відправити кур’єром вашому керівнику або будь-якій іншій уповноваженій особі. Далі Учасник підписує договір і сканує або ж робить його фотографію та відправляє вам для публікації.
Якщо ви отримали не скан-копію договору, а просто фото різних сторінок договору, тоді переведіть його у формат PDF та підготуйте до публікації.

Щоб опублікувати документи у системі, вам не потрібно знаходитись на своєму робочому місці, ви можете зробити це у будь-якому місці, де є доступ до мережі Інтернет.

Якщо ж закупівлями займається уповноважена особа, організувати роботу однієї людини стає ще простішим. Існує безліч механізмів, які допомагають організувати віддалену роботу та працювати онлайн. Більш того, такі інструменти значно економлять ваш час зараз та зекономлять його в майбутньому.

Отже, провести вдалий тендер в умовах карантину точно можливо! І сучасні рішення та технології для дистанційної роботи вам у цьому допоможуть.
Більше порад про те, як організувати закупівлю так, аби вона не зірвалась, дізнайтесь у наших спеціалістів.